Usprawnij komunikację wewnętrzną i zewnętrzną

Poniżej prezentujemy siedem typowych sytuacji jakie napotkaliśmy w kontaktach z firmami:

fotolia_90533878

Sprawna komunikacja to podstawa

Usprawnij komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w swojej firmie już teraz

Sytuacja 1: Produkt jest już gotowy do sprzedaży i należy go dostarczyć do klienta. Zawiadomiony mailem dział spedycji organizuje przewóz, wybierając najkorzystniejszego przewoźnika. Klient dzwoni do handlowca i zadaje pytanie kiedy może spodziewać się dostawy. Ten próbuje dodzwonić się do działu spedycji, ale po bezskutecznych próbach wysyła maila z pytaniem. Logistyk dzwoni do przewoźnika dlaczego samochód jeszcze nie dotarł do klienta. Telefony dzwonią, maile krążą, a klient czeka na odpowiedź.

 

Sytuacja 2: Zbliża się koniec roku i dział spedycji przygotowuje kontrakty ze spedytorami na następny rok. Organizuje więc szereg przetargów na określone trasy. Oferty spływają mailem w plikach PDF i logistycy mają pełne ręce roboty sprawdzając ich poprawność i przepisując ceny do arkuszy Excel. Spedytorzy piszą maile i dzwonią aby dopytać, czy ich oferty dotarły i czy mogą liczyć na rozmowę doprecyzowującą ofertę (na tzw. dogrywkę).

 

Sytuacja 3: Pracownik działu spedycji przygotowuje zlecenie transportowe dla przewoźnika wypełniając stosowny szablon w programie Word. O brakujące informacje (nazwisko kierowcy, nr rejestracyjny samochodu itp.) dopytuje przewoźnika telefonicznie lub mailem. Mając wszystko gotowe wysyła zlecenie mailem lub faxem. Przewoźnik drukuje zlecenie i stwierdza, że jest błąd w nazwisku kierowcy. Dzwoni do logistyka, a ten poprawia dokument i ponawia wysyłkę zlecenia.

 

Sytuacja 4: Dział sprzedaży prowadzi rozmowy z nowym klientem i do przedstawienia końcowej oferty handlowej potrzebuje jeszcze znać koszty transportu. Wysyła więc maila do działu spedycji z pytaniem. Logistyk odpowiada, że do podania takich kosztów potrzebuje jeszcze dodatkowych informacji np. dopuszczalną wysokość składowania palet na samochodzie lub wymagane przez klienta certyfikaty. Dział sprzedaży posiada oczywiście te informacje, tylko nie wiedział, że należy je podać w zapytaniu. Logistyk zbiera oferty od spedytorów, bo na tym kierunku nie było jeszcze realizowanych przewozów. Wysyła najlepsze oferty do działu handlowego, gdzie są przeliczane z ceny za fracht na koszt jednostkowy produktu. Za tydzień okazuje się, że inny pracownik działu logistyki otrzymał zupełnie zbliżone zapytanie od innego handlowca i dawno już przygotował stosowne wyceny.

 

Sytuacja 5: Spedytor przysłał fakturę za zrealizowane przewozy. Rozpoczyna się uzgadnianie wewnątrz firmy, jaki zakład jakie przewozy zlecał i jakie ceny były uzgodnione ze spedytorem, bo na fakturze nic się nie zgadza. Przesłanie faktury do księgowości w celu rozliczenia kosztów transportu w systemie finansowo-księgowym lub handlowym wymaga zdobycia wielu informacji od różnych osób w firmie.

 

Sytuacja 6: W związku z opóźnieniami dostaw do klientów, klienci domagają się upustów lub zmniejszają zamówienia. Przełożony prosi logistyków o przygotowanie stosownego raportu, mającego na celu obciążanie spedytorów kosztami opóźnień w dostawach. Przygotowanie zestawienia zajmuje logistykowi kilka dni.

 

Sytuacja 7: Dodzwonienie się do działu logistyki lub spedycji graniczy z cudem.

 

Jeśli choć jedna z powyżej opisanych sytuacji zdarza się także w Państwa firmie, to znak, że potrzebujecie Państwo SOOTa.

 

Prosimy o kontakt z naszymi konsultantami, a zademonstrujemy jak dzięki SOOT zdecydowanie usprawnicie Państwo komunikację w firmie.

Szybki kontakt z naszymi konsultantami:
Sławomir Woźniak
Kinga Cao

Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. więcej informacji

Aby zapewnić Tobie najwyższy poziom realizacji usługi, opcje ciasteczek na tej stronie są ustawione na "zezwalaj na pliki cookies". Kontynuując przeglądanie strony bez zmiany ustawień lub klikając przycisk "Akceptuję" zgadzasz się na ich wykorzystanie. Więcej informacji znajdziesz na wszystkoociasteczkach.pl

Zamknij